10 הדיברות לתכנון והקמת מרלו"ג
עומדים בפני הקמת מרכז לוגיסטי? לפני שאתם יוצאים לדרך, קבלו את עשרת הדיברות שיעזרו לכם לעמוד בזמנים ובתקציב, לבחור את אנשי המקצוע הנכונים ובעיקר – לא לעשות טעויות שעליהן תשלמו מחיר יקר
השנים האחרונות הביאו את המרכזים הלוגיסטיים אל מרכז הבמה. עם מחסנים חכמים ומשוכללים, מערכות אוטומטיות ורובוטיות, מתקני קירור ובקרת לחות ואפילו אמצעי אחסון לחומרים מסוכנים – הם כבר לא רק נחלתן הבלעדית של חברות שילוח והפצה, אלא פתרון שעונה על אתגרים רבים בתחום המלאי, הסחר, המכירות, השינוע והאספקה. לאור עליית מחיר הקרקע, ההחזר על ההשקעה (ROI) במרכזים לוגיסטיים נהפך לכדאי מאוד, והוא זה שנתן את הדחיפה וההאצה של אמצעי הייצור המשוכללים, פשטות העבודה לגובה והרובוטיקה המתקדמת. אותם מרלו"גים מאפשרים התייעלות בתהליכי עבודה ושירות ללקוח, בצמצום כוח אדם, בהטמעת טכנולוגיות חדשות ובהגדלת נפח וצפיפות האחסון, ולכן הם אומצו בחום על ידי חברות ומפעלים בכל תחומי המשק.
הקמת מרכז לוגיסטי היא פרויקט בסדר גודל יוצא דופן, אשר כרוכה בהשקעה תקציבית גדולה ומחייבת התמקצעות. בניית מרלו"ג מאפס או איתור מבנה קיים המתאים לצרכי החברה, מצריכים עריכת פרוגרמה מדויקת בתהליך התכנון, עבודה נכונה ומתודית הנשענת על ניסיון והבנה בתחום, ביצוע בסטנדרט גבוה, עמידה בדרישות רגולטוריות וניהול המעבר תוך פגיעה מינימלית ברציפות התפקודית של החברה. אבל איך ניגשים לפרויקט שכזה, בוחרים חברת ניהול שתוביל אותו ומוודאים שלא פספסתם שום דבר בדרך? לשם כך הכנו לכם את עשרת הדיברות לתכנון והקמת מרלו"גים:
1. השקיעו בפרוגרמה. בין אם אתם בונים את המרכז הלוגיסטי מאפס ובין אם מאתרים שטח קיים – כל מרלו"ג מתחיל בפרוגרמה מפורטת שהופכת כל אבן כדי להבין את הצרכים הקיימים והעתידיים שלכם, את המערך הלוגיסטי, את שגרות ושיטות העבודה בהן אתם נוהגים ואת הטכנולוגיות שמותאמות לחברה כעת ובהמשך. זה הזמן לבחון את כמות האחסון הנחוצה, את שטח החצר התפעולית הנדרשת ואת שטחי ואזורי השילוח והניפוק. ממש כמו יסודות של בניין (או מרלו"ג), התכנון הוא הבסיס הקריטי שישפיע על המרכז הלוגיסטי שלכם יותר מכל שלב אחר בתהליך.
2. חלמו על המרלו"ג האידאלי. מכיוון שהקמת מרכז לוגיסטי הוא אירוע של פעם או פעמיים בחיי החברה, אל תחשבו צנוע, אלא גדול ורחב, כדי שיהיה לכם לאן להתפתח. חשבו איפה הוא יהיה ואיך אתם רוצים שהוא ייראה, אפילו אם אין לכם את כל המשאבים בתחילת התהליך, מפני שתמיד ניתן ליישם את המרלו"ג בשלבים.
3. מצאו אתר נכון להקמת המרלו"ג. חפשו אחר מיקום שנותן שירות טוב למרכז הכובד של פעילות החברה מבחינה גיאוגרפית, שיתאים לכם מבחינת הגודל, הלוגיסטיקה, תנועת כלי הרכב והנגישות התחבורתית בכבישים ואל המבנה. האתר צריך להתאים לשטחי תמרון ותפעול, לסוגי החומרים – כולל כמויות ונפחים, לקצב התחדשות המלאי ועוד.
4. הקפידו על עמידה בלוחות הזמנים ובתקציב. הקמת מרכז לוגיסטי דורשת היבטים רבים של תשתיות, היתרים ואישורים, שיטות ותהליכים וכן כוח אדם, מכונות וציוד. כדי לא לבזבז זמן יקר או לעכב את השלמת הפרויקט, חייבו את מנהל הפרויקט לשבת אצלכם וללוות את התהליך גם בפיקוח וגם ב- PMO שעושה בקרה תמידית על עמידה ביעדים התקציביים, באיכות ובזמן. בשביל להבין לעומק את תהליכי העבודה ולהכיר את הצרכים שלכם, על אנשי המקצוע שמלווים אתכם להיות שותפים לתהליך, ולא אורחים לרגע.
5. אל תוותרו על בקרה מצדכם. מנהל פרויקט, מפקח ו- PMO זה טוב ויפה (וגם מאוד חיוני), אבל אל תוותרו על בקרה גם מהצד שלכם והקפידו על שגרות ניהוליות וישיבות קבועות מול חברת הניהול. בתחילת הפרויקט הכינו מפרט דרישות והגדירו יעדים, תקציב וציוד שיעזרו לכם לוודא שאנשי המקצוע עומדים באותם היעדים והדרישות, ואל תחששו להציף שאלות ולדרוש הצגת חלופות שונות.
6. תכננו הכול מראש ודאגו שהתכנון יקבל ביטוי בתוכניות ובשטח. הנטייה הטבעית לחסוך בכסף, לחפש קיצורי דרך או לעגל פינות באה כרועץ במקרה של הקמת מרלו"גים. דווקא בשל אופי הפרויקט, השפעתו על החברה וכמובן ההשקעה הגדולה – יסודיות היא שם המשחק, ולכן אל תשאירו שום דבר ליד המקרה. עלות התכנון היא 10% מעלות הפרויקט, כך שהשקעה בתכנון מכוסה בטעות אחת בפרויקט. לעומת זאת, טעות בביצוע כבר תהיה גבוהה בעשרות מונים.
7. העדיפו בעלי מקצוע בעלי מומחיות ספציפית ובקשו לראות 'קבלות'. אנשי מקצוע חיצוניים וספקים צריכים להיות מומחים בדיוק במה שהפרויקט שלכם זקוק לו, לכן עדיף לשכור מתכננים וקונסטרוקטורים עם ניסיון עשיר שמבינים ותכננו בעבר מבנים ומרלו"גים דומים לאופי הייחודי ולשיטת וצורת הבנייה של הפרויקט שלכם. אותו הדין לגבי אדריכלים, קבלנים ויתר בעלי המקצוע. היו ביקורתיים כלפי הספקים המוצעים לכם ובקשו לראות פרויקטים שהם ביצעו ולדבר עם לקוחותיהם הקודמים.
8. שקלו בכובד ראש האם לבחור קבלן ראשי או מספר קבלני משנה. במתח שבין תקציב ללוחות זמנים, עולה תמיד השאלה האם לקחת קבלן ראשי אחד או מספר קבלני משנה. קבלן ראשי הוא בדרך כלל יקר יותר, אך העסקתו מצמצמת חיכוכים, בעיות ותיאום בין קבלנים – מה שחוסך בזמן; מנגד, כמה קבלני משנה יכולים להוות פתרון זול יותר, אך משך זמן הפרויקט מתארך בהתאם. לפני שמקבלים החלטה בנושא, כדאי לבחון את שתי האפשרויות בהתאם ללוחות הזמנים ולתקציב שברשותכם, ולראות מה משתלם יותר.
9. שמרו על המשכיות עסקית ועל ההיבטים הלוגיסטיים השוטפים לאורך תקופת הקמת במרלו"ג. הקמת מרכז לוגיסטי חדש תוך כדי שמירה על הקיים היא אחת מהנקודות החשובות ביותר שצריך לשים לב אליהן. העברה והעתקה של מחסנים צריכה להיעשות תוך כדי עבודה, כדי שתוכלו להמשיך לעבוד ולהרוויח כסף מבלי לאבד הכנסות, לקוחות, ספקים ונתח שוק. הקמת המרלו"ג במקביל להמשך העבודה ולשמירה על רציפות עסקית אינה עניין של מה בכך והיא מחייבת חשיבה על הלוגיסטיקה, זרימת החומר ושימור הפעילות הקיימת, תוך פגיעה מינימלית בהעברת והעתקת המחסנים, הציוד והעובדים. לעיתים אף כדאי לקחת בחשבון הפעלה של שני אתרים במקביל, הישן והחדש, למשך תקופה קצרה, כדי לשמור על אותה רציפות תפקודית.
10. גייסו חברת ניהול אחת שתלווה אתכם מאל"ף ועד ת"ו כבר משלב הייזום. הקמת מרלו"ג היא לא אירוע שכדאי לעשות באופן עצמאי, שכן על הכף מוטלים תקציבים גבוהים ובמידה רבה גם עתיד החברה ותוצאותיה הכספיות. לא כדאי לקחת חברה אחת לעריכת הפרוגרמה, אחרת לתכנון הפונקציונלי ושלישית לניהול ההקמה, מאחר שהעברת המקל בין חברת ניהול אחת לשנייה כרוכה בסיכון שדברים ייפלו בין הכיסאות. העדיפו חברה אחת שמבינה גם בניהול פרויקטים, גם בהנדסה אזרחית וגם בתעשייה וניהול, שתלווה אתכם לאורך כל התהליך, כבר משלב הייזום, כדי שתספק את הידע והניסיון שלה ותראה את התמונה השלמה.
