המדריך הפרקטי להקמת מרלו"ג

מקימים מרכז לוגיסטי חדש? קבלו את המדריך שיעשה לכם סדר בשלבי ההקמה ובניהול הפרויקט, יכין אתכם לכל מה שתצטרכו לחשוב עליו וגם ייתן לכם 4 כללי 'עשה ואל תעשה' שחיוניים להצלחה

עומדים בפני אתגרים לוגיסטיים של ארגון ואספקה וחושבים על הקמת מרלו"ג? המרכזים הלוגיסטיים בישראל נמצאים בצמיחה חדה בשנים האחרונות: הם מייעלים את תהליכי העבודה באופן משמעותי, חוסכים כסף ומאפשרים בקרה ושירות טובים יותר.

את המעבר ממחסנים מפוזרים למרכזים לוגיסטיים ניתן לייחס לגידול באוכלוסייה, למגמה העולמית של עלייה בצריכה ובהיקף המסחר המקוון, לריבוי תנועת הסחורות ולהתפתחויות הטכנולוגיות. כל אלה הפכו את המחסנים הפשוטים של פעם למרלו"גים חכמים שמנהלים כמויות עצומות של מלאי. תרמו לכך גם תהליך הוצאת שטחי לוגיסטיקה ממרכזי הערים לטובת בנייני משרדים שמניבים יותר ארנונה ותעסוקה לרשויות המקומיות, וכן ההבנה שריכוז אתרי האחסון למרכז גדול אחד, תוך צמצום התחנות בדרך לסניפים או ללקוח, יאפשר להגדיל את נפח וצפיפות האחסון ויחסוך נסיעות יומיות של עשרות משאיות.

עם הזמן המרלו"גים מתרחבים ומשתכללים, מוסיפים מפלסי גובה ומתאימים את עצמם למלגזות ההולכות וגדלות. המרכזים הלוגיסטיים הופכים לממוחשבים ורובוטיים, מפעילים מערכות אוטומטיות, כוללים מתקני קירור בטמפרטורות משתנות ואפילו בקרת לחות ואמצעי אחסון לחומרים מסוכנים. אבל זה לא הכול. הם לא משמשים רק לאחסון או הפצה, אלא משרתים פונקציות רבות, דוגמת שטחים משרדיים לניהול כלל המערך הלוגיסטי ואזורים לטיפול ברכבים ובציוד תעשייתי, בהתאם לצרכי החברה.

הצעד הראשון והכי חשוב בהקמת מרכז לוגיסטי

בין אם בונים את המרכז הלוגיסטי מאפס ובין אם מאתרים שטח קיים, כל מרלו"ג מתחיל בפרוגרמה. שלב התכנון הוא קריטי, ולכן לפני שבונים לגובה – חופרים לעומק: מבינים את הצרכים של החברה ואת שגרות העבודה שלה, מנתחים את המערך הלוגיסטי, בוחנים גם את הדרישות העתידיות וזוכרים להכין את השטח גם לאפשרויות פיתוח והטמעת חדשנות טכנולוגית. בשלב זה תצטרכו להחליט על המיקום האידיאלי שמתאים לצרכי החברה ועל גודל המרלו"ג, וכן לבחון את תנועת כלי הרכב והמשאיות בכבישים ואל המבנה, לכניסות וליציאות כדי שלא תהיה תנועה צולבת של מלגזות ומשאיות באותו אזור, לשטחי תמרון ותפעול, לסוגי החומרים – כולל כמויות ונפחים, לקצב התחדשות המלאי ועוד. זה הזמן להבין את כמות האחסון הנחוצה, את שטח החצר התפעולית הנדרשת ואת שטחי ואזורי השילוח והניפוק. שיקולים חשובים נוספים שניתן לקחת בחשבון קשורים לאיכות סביבה וקיימות, דוגמת בנייה ירוקה, התייעלות אנרגטית, מיחזור וצמצום פסולת.

שלב הכנת הפרוגרמה מחייב בחינה של שיטות העבודה הקיימות ומציאת שיטות וטכנולוגיות עכשוויות וזמינות שמותאמות לחברה ולגידולה העתידי. המטרה היא ליישם כבר בשלב הפרוגרמה את היכולת לממש חדשנות, גם אם היא תגיע בשלבים מאוחרים יותר: מחסנים אוטומטיים, ניהול ממוחשב, אלמנטים רובוטיים, שיטות ליקוט וניפוק, אחסון באמצעות מגירה כפולה, מנופים ומסועים, מידוף לגובה שחוסך בשטחי אחסון, חיישנים למדידת נפחים ועומסים ועוד אמצעים טכנולוגיים.

יש לכם פרוגרמה ביד? עכשיו אפשר להתקדם

הצעד הבא, לאחר שהוכנה פרוגרמה, הוא חיפוש מבנה קיים בהתאם לדרישות התכנוניות או הקמה של המרלו"ג מאפס בהתאם לפרוגרמה שנבחרה. לאור עליית מחיר הקרקע באזורים מאוכלסים, ההחזר על ההשקעה ((ROI למרכזים לוגיסטיים אוטומטיים עם שיטות אחסון טכנולוגיות מתקדמות יותר נהפך לקצר יותר. אלה אומנם נותרו יקרים – בדומה להיבטים נוספים בתקופה זו – אך ביחס לעלות הקרקע הפער הצטמצם.

אחרי מציאת הבניין, או החלטה על הקמת בניין חדש, עושים תכנון פונקציונלי ראשוני ברמת הגושים בהתאם לפרוגרמה, ומחליטים היכן ימוקמו האחסון, המשרדים, הרמפות והכניסה, בוחנים אומדן עלויות ולא שוכחים לבדוק בתב"ע (תוכנית בניין עיר) את הדרישות.

בשלב הבא לאחר האישור צוללים אל התכנון מפורט: מגייסים את המתכננים הרלוונטיים, נכנסים לעובי הקורה בכל הקשור לשיטות האחסון, הלוגיסטיקה, השינוע וכל המערכות הנדרשות: מיזוג, מחסן מקורר, צריכת חשמל, תאורה, כיבוי אש ודרישות רגולטוריות נוספות. אם מדובר בהקמת מבנה חדש יש להשלים את כל ההיתרים הנדרשים, ואז יוצאים לדרך עם כתבי כמויות ומכרזי ביצוע לתהליך ההקמה. לאחר סיום הבנייה או התאמת המרחב, מכינים את האתר לאכלוס ומנהלים את המעבר תוך פגיעה מינימלית ברציפות התפקודית של החברה.

התהליך כולו אורך בין שנתיים וחצי לשלוש שנים משלב הפרוגרמה ועד לשלב ההקמה, תלוי בגודל המבנה, בשטחים הנדרשים ובשאלה האם המבנה קיים או שנבנה בהתאמה אישית ומצריך קבלת היתרים.

4 כללי 'עשו ואל תעשו' שעושים את ההבדל

הקמת מרלו"ג היא התמחות בפני עצמה, המחייבת הבנה מעמיקה בכל שלבי התהליך, ירידה לפרטים הקטנים ביותר והתאמה מלאה לצרכים שלכם, מפני שמדובר בתהליך ארוך ויקר שאין בו מקום לטעויות. לכן, הקפידו על 4 כללים חשובים שחיוניים להצלחה:

1. עשו: בחרו חברה מנהלת שאתם סומכים עליה להוביל את הפרויקט. כבר אמרנו שהקמת מרלו"ג היא התמחות, ואתם רוצים את אנשי המקצוע הטובים ביותר לצדכם. התהליך לוקח בין 8-12 חודשי תכנון שלאחריהם עוד 18-24 חודשי הקמה, זמן ארוך של עבודה בצמידות לספק חיצוני, שכדאי שתהיו מרוצים מהעבודה איתו ותדעו שיש לכם על מי לסמוך. בחרו בחברה שיודעת להתאים את עצמה אליכם, לדרישות ולסוג העבודה, ותוכל להציע תהליכים, שיטות וטכנולוגיות שיענו לצרכים הספציפיים שלכם.

2. אל תתפשרו על איכות ומקצועיות. נכון שהקמת מרלו"ג כרוכה בתקציב ובזמן לא מבוטלים, אבל זה לא המקום לחפש קיצורי דרך או לעגל פינות. חשוב לקבל את כל האישורים הנדרשים מהיום הראשון וללוות את הפרויקט במנהל פרויקטים, במפקח וגם ב- PMO שעובד צמוד ועושה בקרה על עמידה ביעדים התקציביים, באיכות ובזמן, ואל תוותרו על שגרות ניהוליות כמו פגישות דיווח ובקרה תקציבית. יש לכך חשיבות גדולה שחוסכת הרבה מאוד כסף. ערכו השוואות בין הצעות מחיר, תאמו בין ספקים ושלבו אנשי פיקוח ובקרה בשלב ההקמה שיהיו חלק מצוות הניהול. הקפידו על מתודולוגיות עבודה ברורות וסדורות בניהול הפרויקט בכל שלביו, ותהיו עם אצבע על הדופק למקרים בהם צריך לחשב מסלול מחדש בעקבות דרישות או שינויים שעולים במהלך הפרויקט.

3. עשו: השקיעו מחשבה בבחירה האם להיעזר בקבלן ראשי או בקבלני משנה. הדילמה הזו עולה בשלב המכרזים בכל פרויקט, וההחלטה האם לקחת קבלן ראשי או מספר קבלני משנה מותנית בתקציב. מחד, קבלן ראשי הוא יותר יקר, אך מצמצם חיכוכים, בעיות ותיאום בין קבלנים; מנגד, קבלני משנה הם פתרון זול יותר, אך משך זמן הפרויקט מתארך. כדאי לבחון את שתי האפשרויות ולקבל את ההחלטה בהתאם לתקציב וללוחות הזמנים שבידכם.

4. אל תבחרו בעלי מקצוע מתוך "בנק" קיים. חברות מנהלות עובדות פעמים רבות עם "בנק" קבוע של בעלי מקצוע אליהם היא קשורה בהסכמים. קל להתפתות לבחור מתוך ההיצע הקיים, אך עדיף להעסיק מתכננים וקונסטרוקטורים עם ניסיון עשיר שמבינים ותכננו בעבר מבנים ומרלו"גים דומים לשיטת וצורת הבנייה של הפרויקט שלכם. זכרו שיש הרבה סוגי עבודות, אין סטנדרט אחיד, ואין דין מבנה קל כדינו של מבנה בטון ממוגן, לדוגמה. כך גם לגבי קבלנים, אדריכלים ויתר בעלי המקצוע – כתתו רגליים, לכו לראות עבודות שלהם ורק אז תקבלו את ההחלטה הנכונה.

בהצלחה!